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标的物分析对采购成本的影响

发布日期:2021-04-07浏览次数:207标签:
标的物分析?就是采购产品标的物需求功能、属性等项目进行分析。因为有时候,需求部门提出的需求,不是真实的需求!结果花了钱没有达成预计效果。

如在炎热的夏天,某企业的中央空调冷凝控制器坏了,工程部门立刻向采购部提出购买控制器要求,其市场价格随品牌不同在2000-8000不等,考虑到稳定性,工程部建议购买价格3500元左右的某品牌。采购人员接到需求之后并没有立刻执行商务下单行为,而是跟工程部、技术部交流之后发现,其实就是控制器一根电缆被老鼠咬断了,其实只要换一跟约1米长的电缆即可,结果采购花了30元达成效果。

从3500元降成30元,不是其他高大上的成本降低方法,仅仅是对采购标的物功能分析所达成的效果。

采购永远要记得:我们采购任何产品,是采购产品的功能,而非产品本身!


策略与方法


目标物分析并非简单地按图索骥,如果只是拿着采购需求表按单采购,那采购也将陷入误区,继而影响后续的采购和生产成本管理。企业必须从一开始就对目标物进行全面地分析。


首先,有必要明确采购目标物的基本信息


①明确采购需求由哪个部门提出,由哪个部门使用
②明确目标物的名称及型号
③确定目标物的需求数量
④确定相关部门对于采购期限的要求
⑤确定目标物的参数要求
⑥明确采购预算


其次,对目标物进行功能性需求分析
在明确目标物基本信息之后,采购人员仍需对目标物进行功能性需求分析。通过深入分析目标物的用途,采购人员才能在采购时才有更大的选择空间。一般来说,目标物的功能性需求可以通过参数要求来辨别,如图2所示。
 

图2 技术参数及要求


预算内优选。如果相关部门对目标物没有详细要求,采购人员则可在预算范围内,做出更佳选择。比如预算3元的黑色中性笔,在预算内就有多种选择,采购人员可以选择更加物美价廉的产品。

②替代品分析。即使相关部门对目标物要求较为明确,采购人员也可以在对功能性需求和市场信息进行综合分析之后,寻找更加合适的替代品。比如行政部门需要采购吸尘器做职场清洁,那么,是否可以更换为更加便捷、便宜的扫地机器人呢?

通过对目标物的用途进行深入分析,采购人员也可以做出更加合适的选择,在满足相关部门的功能性需求的同时,从目标物上实现对采购成本的控制和管理。


第三,综合考虑当前价格、条件和年度支出
传统的采购管理大多局限于目标物的当前价格,为了或许价格优惠,采购人员可能盲目追求数量折扣,致使采购过量导致采购成本增加。
目标物的价格分析是全面采购成本管理的重点内容,而对此也不能只局限于当前价格,必须结合当前价格、条件和年度支出综合分析,并将之纳入到年度成本管理当中,做前期品类规划与采购计划控制,
再一次强调的是全面采购成本管理应追求总成本最优化,而非价格最低化。


第四,要注意当前和约与失效日期。

如非采购新物料,企业采购物料时大多已有和约在身。尤其是在准时制生产机制下,采购作为一项持续性的作业,每个旧和约的失效期必然与新和约的生效期保持同步。
因此,目标物分析也要注意当前和约与失效日期。一般而言,当前和约的失效日期,则是此次采购的最终期限。采购人员提前布局、准备好材料,与供应商谈判时可以将当前和约作为历史数据的一部分,其价格和价格条件,能够成为采购人员此次价格谈判的重要依据。


第五,区分目标物的战略重要性。

根据不同物料的属性决定不同的采购方式。战略性物质通常保障供给可靠性为主要目标,而非战略采购物质择优、择价、择时、择地进行交易。这一切都将决定企业的采购方式,因为采购方式也决定采购成本。
比如,准时制采购方式是一种理想的采购策略,其极限目标在于原材料和外购件的库存为零、缺陷为零。简单来说,就是把合适数量、合适质量的物料,在合适的时间供应到合适的地点,从而最好地满足采购方的需求,运营综合成本想对比较低。

总之,全面分析采购标的物的真正需求与属性,在于剔除各种工作“成本杂音干扰”,明确要求,提前布局,控制成本。


误区


采购人员都应对采购目标有所了解,但却可能存在片面性:


①只需分析各部门点名需要的物品即可。

在采购之前,各部门都会明确需要采购的物品。对于采购人员而言,按需采购十分简单,但由于无法及时获取市场信息,各部门可能对市场情况存在误判,比如曾经物美价廉的物品大幅涨价,或出现了新的优质替代品,因而导致采购成本相对增加。


②把采购看作一种短期行为。

企业所需的大多数物料都需要长期采购,即使是临时所需,采购也是一次与供应商建立联系的机会。因此,目标物分析也要着眼于长期。