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如何通过标准化降低采购成本?

发布日期:2021-04-07浏览次数:145标签:
方案简述:通过产品标准化设计,达成产品标准合并而获得采购成本优势的方法。

在采购时就充分考虑未来储运、维护、消耗品补充、产品更新换代等环节的运作成本,致力于提高产品和服务的统一程度,减少差异性带来的后续成本。

采购产品差异性所造成的无形成本往往为企业所忽略,这需要企业决策者的战略规划以及采购部门的执行连贯性。

笔者早年去一家企业做咨询项目,调研时遇到一个很奇怪的库存数据:入库后就没怎么用过。一问原因让人哭笑不得,原来其公司产品标准方面是一片沙漠,每来一位设计工程师都是按照其在上一家企业的工作设计习惯选择产品配件,几乎每来一位工程师,留下一种“独特”的标准物料,随着员工流动率的原因,结果库存层层累积导致后面的局面。


商业社会面临着四个关键挑战:最大化利润、减轻风险、提高业绩和增强业务灵活性。在应对上述四大挑战时,标准化能够发挥出色作用。
即使是在VUCA时代,面对层出不穷的个性化需求,企业也可以通过标准化不见的不同组合方式,来满足用户的个性化需求。

此时,为了控制个性化带来的成本增加,企业同样可以设计各种不同的标准化部件,以独特的排列组合——单元制生产方式——顾客产品组合的最小模块化零件组,实现产品整体的个性化设计。比如在消费升级时代,很多用户追求个性化的计算机,其主机、显示屏、键鼠,乃至主机的机箱、显卡等部件都需要个性化。

在标准应用中,我们坚持“国际标准-国家标准-行业标准-企业标准”四级标准管理,即国际标准最好,实在不行就采用企业标准。前文提到,产品工艺与标准化,能够从企业内部推动各项成本的降低。标准化也能够提升效率,降低库存、规模化采购、增强业务灵活性,进而在快速应变中减轻风险、提高业绩。


某公司就专门对标准化工作进行分析。调查中发现,公司内部虽然早已明确标准化的积极作用,但在实践过程中,仍有许多问题需要加以完善与改进:
①标准化采购工作的协同推进机制还不完善,缺乏配套的考核评价机制,设计、采购、销售等部门,未能形成合力;
②采购需求十分分散,物料“万国牌”问题突出,采购需求难以集中,也就难以实现规模化采购;
③现有物料编码数量庞杂,既存在一物多码、一码多物等现象,也有许多非自然属性的个性化编码;
④物料采购未能与信息系统有效整合,业务操作十分繁琐,工作效率低下。
正是针对这些问题,在分析判断中,该公司展开了一系列标准化改革工作。


在标准化的过程中,借助实施规格的标准化,产品、工装夹具或零件使用共通的设计、规格,以及使用工业标准零件,能够有效增加采购便利性,降低采购费用。

与此同时,为不同的产品项目或零件使用共通的设计、规格,或降低订制项目的数目,也能凭借规模经济量达到降低成本的目的。
然而,上述内容只是标准化的其中一环。在标准化进程中,企业应扩大标准化的范围,以获得更大的效益。仅以采购领域而论,主要包括三点内容:


首先,产品标准化

依据国标建设企业标准,对产品本身与产品属性进行标准化建设,产品标准化包括通用件模块化、质量标准化与SKU标准化。
通用件模块化能实现规模化生产计划、制造加工、运输储存等诸多便利。质量标准实现对产品的内置属性进行约束。SKU标准涉及产品后续组合管理、运输与储存的成本管控。


其次、推进技术协议标准化。

技术协议是采购的重要依据,目前来看,在大多数行业,企业内部与企业之间的技术协议格式都不统一,在技术交流与确定中,也容易发生纠纷。
尤其是在技术协议的签订过程中,涉及到顾客、设计方、采购方、供应商等多个角色,一旦技术协议未能统一,则可能导致物料采购限于被动,难以采购到符合顾客、设计需求的物料,采购成本因而增加,供应商利益也可能因此受损。
在标准化中,切不可忽视技术协议标准化的作用。为此,在产品设计阶段,企业就应与顾客、供应商充分沟通,确定技术协议标准。


最后,推进采购流程标准化。

由于物料需求品类的繁杂以及供应环境的复杂,企业采购大多呈现出“百家争鸣”的特征,几乎每个采购人员都有自己的一套方法与流程,企业内部也大多会给予一定的发挥空间。
但总体而言,非标准化采购流程弊大于利,既无异于规范有序的市场竞争,也可能滋生腐败、贿赂等风险。
因此,企业必须推进采购流程的标准化,编制《企业采购手册》,推进标准化成果在采购中的应用。此外,企业也要健全企业采购技术条件规范,并在内部开展技术评审,汇编形成一整套采购规范。


【案例】云南白药

    2012年针对纸制品质量价格参差不齐,鱼龙混杂的现状,发挥公司集中采购规模优势,将纸盒供应链向印刷厂上游的造纸厂延伸,经与国内几家最强的白卡纸生产商直接洽谈,综合对比了众多品牌白卡纸的产品质量及上机适应性,最终与一家上游纸厂达成纸张统一采购的合作方案,从环保理念确定选用了新型的高松厚白卡纸替代原用普通白卡纸,将纸张利用率提高了6.67%,大幅提升了产品环保性。
纸张的统一有效规避了各印刷厂因纸张差异导致的纸盒产品质量推诿问题。基于对纸盒生产工艺的深入了解和学习,采购中心着手对纸盒印刷品进行价格梳理,透明各印刷厂的加工工序,明晰供应商利润结构,建立了白药纸盒印刷品的价格模型,通过梳理统一了产品价格,确定了合理的供应商利润,结合上游原纸的统一采购,实现了7%左右的成本降低,同时有效降低了供应商恶意竞价导致的质量风险。
云南白药纸张源头管控的标准化长期收益不断体现,2015年在不增加采购成本的前提下,云南白药将高松厚白卡纸升级为更环保的食品级高松厚白卡纸,是业界最先使用食品级白卡作为药盒包装的内资企业。
同时,对颗粒剂包装材料材质统一标准。2011年白药集团整体搬迁呈贡新厂区,很多品种规格药品、机器设备整合集中到一个生产区,公司颗粒剂药品由原来三个生产区集中到一个产区生产。由于历史原因,公司近30个规格的颗粒剂产品,采用了五种结构的包装复合膜。更换品种更换材质更换设备就要频繁调整参数,转产周期长,生产效率低,废品率高。另一方面供应商为保证供应,不同材质的物料都要备货,由于品种结构不同,订单变化大,一方面呆滞库存增加,一方面还经常交不出货。 原来的部分品种只是省内销售,销售统一后将会进行全国销售,原来的部分材质发往省外高温高湿环境存在产品吸潮结块的质量风险。采购中心从集中采购的角度,提出统一材质的思路并且牵头成立项目组,将供应商,生产车间,质量管理部门一起拉进项目组共同开展工作。
通过前期的调研和沟通,在对材质物理化学特性进行专业分析的基础上,并且开展了大量的稳定性考察,最终将材质全部统一为PET/AL/CPP结构。这样从产品安全性上得到了最大的保障,材质的阻隔性在原有材质中最高,但是成本也相应最高,这样的优化对于采购来说成本是上升的,但是从供应链总成本角度核算是合理的。
(1)质量风险降低,质量成本降低
(2)材质统一后供应商备货量减少,呆滞库存减少,交货准时率提高。
(3)生产环节一个材质适用于所有设备,不用频繁调整,换产迅速,生产效率提升,废品率降低。
这三降一升,最终实现总成本优化。