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有效沟通,让采购更轻松的软实力

发布日期:2021-03-25浏览次数:153标签:

 文 / Echo采购与供应链PSCC专家会 专家

在采购和供应链领域10来年,因为工作的关系接触过各行各业、形形色色的采购专业人士,有物资类采购、行政类采购、营销服务类采购以及工程类采购等等,大家的采购专业能力比如供应商管理、成本管理、商务谈判等专业技能固然存在一定的差异,对员工技能有要求的公司和对个人有要求的采购会通过学习和在工作中的经验累积慢慢趋同、接近,但另一些不同于采购专业能力的“软技能”则在悄然的区分出来优秀卓越的采购。


近期在我的身边又发生了一个令我感触颇深的例子。

Lily是A公司采购部采购经理,Fred是A公司市场部marketing经理,Fred所在部门的市场营销服务采购均由Lily部门完成。在过去一年中,这两个部门的关系并不融洽。Fred所在市场部门大多在这个领域深耕多年,常年和供应商打磨营销方案,并在项目执行过程中紧密协作,Fred认为采购并不真正能洞察这个行业,故而并不完全认可采购价值;另外一方面,Fred的部门好几次紧急的项目在Lily加班加点完成后又取消了,让Lily的努力付之东流,也对Fred及其所在部门的信任度打了折扣,故而关系也相对微妙。

这次的事件源于一个新类型的采购项目,是Fred的部门第一次使用这种服务模式,并提前指定了供应商,Lily在接到这个需求后找供应商做了大量的沟通和成本分析,发现供应商在售后能力上存在一定短板,且原本Fred说由供应商自行承担的一部分费用,供应商因为对未来市场判断不乐观突然要求分摊到单价上,导致单价比原来预估的价格偏高,Lily认为这里存在的风险巨大,于是指明说市场侧的决策有误,必须对这里面的风险书面告知愿意承担才能继续采购,而Fred虽然也知道有风险,但是毕竟供应商出现反水的情况也是他们意料之外的, 这种赤裸裸的让他们把问题示众的方式让他并不舒服,故而事情进展得并不顺利,影响了整体项目的进展。

采购经理Lily在采购专业能力上不可谓不专业,工作投入度上多次跟供应商沟通,并且竭力的跟供应商谈价;对价格的敏感度上也能透析出不合理的部分,但是因为沟通方式问题,让对方较为抵触,自然协作不好,达不成预期项目结果,也就体现不出专业能力,更糟糕的还有可能被质疑专业能力,这是十分可惜的事情。

沟通力,首先是“意识”问题。没有天生的沟通高手,要做到有效沟通,首先要认识到“沟通”可以让好的事情变坏,也可以让坏的事情变好。

另外一个案例则充分的诠释了沟通能把坏的事情变好。

Sun负责A公司的高精密设备采购,这类型的采购周期有的长达半年以上,Sun的前任通常是按需根据供应商的情况来跟进交付,有问题时才会反馈给需求方,需求方倒也没有表示出任何不好的反馈。Sun开始接手后,定期通报设备的生产情况,并会要求供应商提供一些可以公开的生产现场图片,让需求方们心里有数,其中有款设备生产过程出现很大的问题,经过他的积极沟通,同时从需求方角度给与建议,更换了一款,尽管相比此前要求的交期有一定的延迟,但仍让需求方赞口不绝,让Sun成为了需求方多次表扬和要求留任的采购partner。


  提升沟通力的背后是“同理心”。了解你的需求方、甚至需求方的需求方的业务目标,他们的商业模式是什么样的,你的采购模式和供应链能力要如何适配,这同时还能让自己知道你的工作和公司的盈利之间的关系,增加工作的成就感。同时也是洞察你的核心干系人在那个岗位所面临的挑战和困难,诚然经常会出现屁股决定脑袋的事,但如果能兼顾你的成果同时体恤他人的诉求,也就能实现双赢了。在Lily的案例中,Lily还可以通过更有效的方式来处理,比如可以将供应商反水这件事视为是团队共同面临的一个问题,而不是Fred此前的失误造成的问题必须Fred给出说明,结合这个问题的风险、应对并记录好原因,请Fred团队共同来判断和制定对策,因为Fred已经知道在前端有些环节的问题,故而也认可原因。最终形成纪要和对策,既规避了Lily担心的将来采购可能背锅的风险,同时也能够和Fred共进退,共同实现项目成功。相信经过此事,Fred也会认可Lily的价值。

  提升沟通力的背后也是“学习力”,除了学习采购专业知识外,也要扩充一些行业知识,对于采购来说,供应商一直都是非常好的学习平台,大多供应商通常会毫无保留的告知行业专业知识和他们的核心竞争力,Sun就是在和供应商的沟通中提升自己对精密设备类的感知。业务在发展,需求在增加,问题也层出不穷,比如近期我看到的很多制造型企业的采购跳槽至互联网公司做采购,就需要学习非常大量此前未接触过的知识,采购专业技能诚然类似,但是现在的行业发展迅速,法无定法,无形类服务采购需求日趋增加,这需要采购更有智慧根据需求方的目标、能力程度等等来判断如何能发挥采购专业价值。故而,提升沟通力的背后也是要养成审时度势、反思总结的学习力。

 提升沟通力的背后更是“乙方心态”,以前我们总说不要有甲方心态,要对等,说着容易,做起来其实很难,无论大采购小采购,总归是买方,能帮助销售方盈利,相较就是更被动,等着被沟通。而“乙方心态”则是一种更积极的沟通心态,他会经常“惦记”你,时不时找机会跟你沟通下,我们无论对供应商还是对需求方,或是其他团队,先有这种积极的心态,然后学习和提升这种能力,想必会让工作推进得更加轻松一些。

如果你的采购专业能力已学习得不错,那不如再给自己定个小目标,提升下自己的沟通力吧。


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